Registros y Campos de una base de datos

Registro
Segundo paso para crear la base de datos ( conjunto de campos)
Hay que;
Organizar los Campos ( Datos)
Agrupar los campos
Tratar de no mezclar los datos ni desordenarlos
Evitar campos repetidos
Usuario crea y diseña
Campos en común con otro registro ( relación)
Archivo.

Definicion

En informática, o concretamente en el contexto de una base de datos relacional, un registro (también llamado fila o tupla) representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.

Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.

tipos de datos y propiedades de los campos

Decidir qué tipo de datos para utilizar para el campo en una tabla

Debe decidir el tipo de datos que usará para el campo. El tipo de datos que seleccione debe basarse en las siguientes consideraciones:

• ¿Qué tipo de valor desea permitir en el campo?
  
  No se puede almacenar texto en un campo que tiene un tipo de datos numérico.
• ¿Cuánto espacio de almacenamiento desea utilizar para el valor en el campo?
  
  Algunos tipos de datos requieren más espacio de almacenamiento que otros usuarios.
• ¿Qué tipos de operaciones desea llevar a cabo en el valor en el campo?
  
  Acceso puede sumar los valores en un campo numérico o en un campo moneda. Acceso no puede sumar valores en un campo de texto o en un OLE campo de objeto.
• ¿Desea para ordenar el campo o para el campo de índice?
  
  No se puede ordenar o indizar los campos objeto OLE.
• ¿Desea utilizar el campo para agrupar registros en consultas o en informes?
  
  No se puede utilizar los campos objeto OLE para agrupar registros.
• ¿Cómo desea ordenar los valores del campo?
  
  Si coloca los números en un campo de texto, los números se ordenan como cadenas de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200), no como valores numéricos. Usar un campo numérico o un campo moneda para ordenar números como valores numéricos. Además, muchos formatos de fecha no pueden ordenarse correctamente si se escriben en un campo de texto. Utilizar un tiempo de fecha campo para asegurarse de que las fechas se ordenan correctamente.

Volver al principio

Información acerca de los tipos de datos

La siguiente tabla resume todos los tipos de datos campo que están disponibles en Access, el uso del tipo de datos y también el tamaño de almacenamiento para cada tipo de datos.

Tipo de datos	Uso	Tamaño
Texto	Texto o combinaciones de texto y números en el campo, como las direcciones. Números que no requieran cálculos, como números de teléfono, números de pieza o códigos postales.	Hasta 255 caracteres. Nota: Access almacena sólo los caracteres que se escriben en el campo. Acceso no almacena los caracteres de espacio para las posiciones no utilizadas en un campo de texto. Para controlar el número máximo de caracteres que puede escribirse en el campo, establezca la propiedad Tamaño del campo al valor que desee.
Memorando	Texto larga y números, como notas o descripciones.	Hasta 64.000 caracteres para Access 97, Access 2000 y Access 2002. Hasta 65.536 caracteres para Access 2003.
Número	Datos numéricos que pueden utilizarse para cálculos matemáticos, exceptuando los cálculos que implican dinero (Utilice el tipo de moneda). Establezca la propiedad Tamaño del campo para definir el tipo numérico específico.	1, 2, 4 o 8 bytes. 16 bytes para el identificador de replicación (GUID) sólo.
Fecha y hora	Fechas y horas.	8 bytes
Moneda	Valores de moneda. Utilice el tipo de datos de moneda para evitar el redondeo durante los cálculos. Precisión de 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y 4 dígitos a la derecha del separador decimal.	8 bytes
Autonumérico	Único secuencial (incrementando en 1) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro.	4 bytes. 16 bytes para el identificador de replicación (GUID) sólo.
Sí/no	Campos que contendrán únicamente uno de los dos valores, como Sí/No, VerdaderoFalso, activado/desactivado.	1 bit
Objeto OLE	Objetos (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos o otros datos binarios) que se crean en otros programas mediante el protocolo OLE que se puede vinculado o incrustado en una tabla de Access. Debe utilizar un marco de objeto de enlace en un formulario o en un informe para mostrar el objeto OLE.	Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio en disco).
Hipervínculo	Una ruta UNC o una ruta de acceso URL.	Hasta 64.000 caracteres.
Asistente para búsquedas	Crea un campo que permite seleccionar un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. Cuando selecciona el Asistente para búsquedas en la lista Tipo de datos, un asistente se inicia automáticamente para que pueda definir el campo de búsqueda.	El mismo tamaño que el campo de clave principal que es también el campo de búsqueda (normalmente 4 bytes).

Volver al principio

Información acerca de las propiedades de campo

Puede controlar cómo desea almacenar, controlar y mostrar datos en un campo. Para ello, puede utilizar un conjunto de propiedades de campo que corresponde al campo. Por ejemplo, puede controlar el número máximo de caracteres que se puede escribir en un campo de texto estableciendo la propiedad Tamaño del campo del campo. Puede establecer las propiedades de los campos de una tabla en la vista Diseño. Puede seleccionar el campo en la parte superior de la ventana y seleccione a continuación, la propiedad que desee para el campo en la parte inferior de la ventana.

Las propiedades disponibles para cada campo vienen determinadas por el tipo de datos que seleccione para el campo. La tabla siguiente enumera las propiedades disponibles del campo en una base de datos de Access. Si una determinada propiedad no aparece en la hoja de propiedades para un campo, la propiedad no está disponible para el tipo de datos de ese campo.

Propiedad de campo	Descripción
Tamaño del campo	Puede utilizar la propiedad Tamaño del campo para establecer el tamaño máximo para datos que se almacenan en un campo que se establece en el tipo de datos texto, el tipo de datos número o el tipo de datos Autonumérico.
Formato	Puede utilizar el formato de propiedad para personalizar la forma que los números, fechas, horas y texto aparecen e imprimir. La propiedad Format sólo controla cómo aparece la información en el campo. La propiedad no almacena la información con formato.
Máscara de entrada	Puede utilizar la propiedad Máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden escribir en un control de Cuadro de texto .
Título	Puede utilizar el título de propiedad para proporcionar información útil al usuario a través de títulos sobre los objetos en distintas vistas: Los títulos de campos especifican el texto para las etiquetas adjuntas a controles. Puede crear el título de campo moviendo el campo desde la lista de campos. El título de campo actúa como encabezado de columna para el campo en una tabla o en una consulta en la vista Hoja de datos. Los títulos de formularios especifican el texto que aparece en la barra de título en la vista formulario. Los títulos de formularios especifican el texto que aparece en la barra de título en la vista formulario. Botón subtítulos y títulos especifican el texto que aparece en el control.
Valor predeterminado	Puede especificar un valor para un campo que se introduce automáticamente en el campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, en una tabla de direcciones, puede establecer el valor predeterminado para el campo Ciudad en Zaragoza . Cuando se agrega un registro a la tabla, puede aceptar este valor, o bien puede escribir el nombre de una ciudad diferente.
Regla de validación	Puede utilizar la propiedad Regla de validación para especificar requisitos para los datos que se introducen en un registro, en un campo o en un control. Cuando se introducen datos que infringen el valor de Regla de validación , puede utilizar la propiedad de Texto de validación para especificar el mensaje que desea que aparezca cuando se produzca la infracción.
Texto de validación	Puede especificar un mensaje que debe aparecer cuando se infringe una regla de validación.
Requerido	Puede utilizar el requerido propiedad para especificar si se necesita un valor en un campo. Si esta propiedad se establece en Sí, al introducir datos en un registro, debe especificar un valor en el campo o en cualquier control enlazado al campo y el valor no puede ser nulo. Por ejemplo, desea asegurarse de que un control Apellidos tiene un valor para cada registro. Cuando desea permitir valores NULL en un campo, no sólo deberá establecer la propiedad Required a no, pero si hay un valor de propiedad Regla de validación , esa configuración debe indicar explícitamente también regla_de_validación o es nulo .
Permitir longitud cero	Puede utilizar la propiedad AllowZeroLength para especificar si una cadena de longitud cero ("") es una entrada válida en un campo de tabla.
Indizar	Puede utilizar el indizado de propiedad para establecer un índice de campo único. Un índice consultas en aceleran los campos indizados. Los índices también aceleran las operaciones de ordenación y agrupar operaciones en los campos indizados. Por ejemplo, si busca los nombres de empleado específico en un campo de apellidos, puede crear un índice para este campo acelerar la búsqueda de un nombre específico.
Compresión Unicode	Microsoft Access 2000 y su uso posterior campo el esquema de codificación de caracteres de Unicode para representar los datos en un texto en un campo Memo o en un campo hipervínculo. Unicode representa cada carácter como dos bytes. Por lo tanto, el campo los datos en un texto, en una nota de campo o en un campo hipervínculo requiere más espacio de almacenamiento que se requiere en Microsoft Access 97 y versiones anteriores. En Access 97 y versiones anteriores, cada carácter se representa como un byte. Para compensar el efecto de representación de caracteres Unicode y asegúrese de rendimiento es optimizada, el valor predeterminado de la propiedad Compresión Unicode para un campo de texto, un Memo campo o un campo de hipervínculo está establecida en Sí. Cuando se establece la propiedad Compresión Unicode para un campo en Sí, cualquier carácter cuyo primer byte sea 0 se comprime cuando se almacena y, a continuación, se descomprimen cuando se recuperan. Dado que el primer byte de un carácter latino (un carácter un idioma de Europa occidental como inglés, español o alemán) es 0, Unicode representación de caracteres no afecta a cuánto espacio de almacenamiento necesario para datos que consta totalmente de caracteres comprimidos.
Etiquetas inteligentes	En Access 2003, puede utilizar la propiedad etiquetas inteligentes para agregar las etiquetas inteligentes disponibles al campo. Si agrega las etiquetas inteligentes a un campo, se analiza cada valor especificado para el campo. Si el valor se reconoce como una de las etiquetas inteligentes especificadas, puede realizar distintas acciones según la etiqueta inteligente para el valor del campo.
Posiciones decimales	Puede utilizar la propiedad de decimal para especificar el número de decimales para mostrar números.
Nuevos valores	Puede utilizar la propiedad para especificar cómo se incrementan los campos de tipo Autonumérico al se agregan nuevos registros a una tabla. Sólo los campos Autonumérico pueden utilizar la propiedad nuevos valores .